Tagarchief: organisatieanalyse

Wat de onbewuste laag van je organisatie je vertelt

Je eigen organisatie écht kennen
Zou het niet heerlijk zijn wanneer je als directie weet wat de wérkelijke (onbewuste) waarde van je organisatie is voor de mensen die er mee te maken hebben? Dat je weet wat er onderhuids in je organisatie speelt? En hoe je écht van betekenis kunt zijn voor je medewerkers, je klanten en je andere stakeholders? Ik heb ervaren dat ik je daarbij helpen kan doordat ik de onderstromen binnen een organisatie kan lezen.

Het ware verhaal
In een organisatie/bedrijf stroomt veel energie, niet alleen vanwege machines, computers, verlichting en verwarming, maar ook door het toedoen van mensen. Het is voor iedereen zichtbaar/voelbaar dat op een plek waar iedereen druk en gehaast is er een andere sfeer/energie heerst dan daar waar mensen rustig en relaxt zijn. En als er ergens een hoogoplopend conflict is geweest, is dat vaak vlak daarna in de ruimte nog voelbaar. Dit zijn de ‘onderstromen’ binnen een organisatie. We zijn ons niet bewust van die energie, maar het is er duidelijk. Het mooie van deze energie is dat deze ‘het ware verhaal’ vertelt over wat er gaande is binnen en tussen teams, afdelingen en organisaties. Het geeft onbewuste patronen, communicatiestijlen en reacties weer. Het moeilijke is dat we deze energie niet kunnen oppikken met ons verstand of onze vijf zintuigen.

Menselijke energie als bron van informatie
Maar alles is te leren en zo heb ik in 2010 een driejarige opleiding afgerond om die energieën bij mensen en tussen mensen waar te kunnen nemen. Tijdens en na deze opleiding heb ik voorzichtig geëxperimenteerd hiermee binnen adviesopdrachten waarbij ik betrokken was. De resultaten waren dusdanig positief dat ik deze wijze van adviseren nu bewust als zodanig wil profileren.

Dit ‘lezen van de onderstromen’ is een belangrijk onderdeel van een nieuwe en unieke vorm van advies die ik organisatiehealing noem. Het is zeer waardevol voor bedrijven en organisaties bij:

  • concrete, maar niet benoembare knelpunten, verstoringen, klachten (in welke vorm of op welk niveau dan ook)
  • worstelen met vragen als ‘waar doen we het eigenlijk voor?’, ‘wat is onze essentie?’, ‘welke betekenis hebben we voor mensen en/of de maatschappij?’
  • (her)formulering van identiteit, visie en/of ‘corporate strategy’

Praktijkvoorbeeld
Hoe ziet dat er in de praktijk nu uit met die energie? Een voorbeeld: ik trof in een organisatie de situatie aan dat er ondanks alle open deuren erg sprake was van een eilandjescultuur. Het was iedere afdeling voor zich. Voor mij was dat waarneembaar, omdat de energie heel duidelijk stokte bij de kantoordeuren. Het ging niet de gang op om verbinding te maken met andere afdelingen. De eilandjescultuur is benoemd naar de directie en een van de daaropvolgende acties was het bewust stimuleren van een actievere samenwerking tussen de verschillende afdelingen.

Wilt u meer weten over deze bijzondere vorm van advies? Een mailtje of telefoontje naar EchtRob is voldoende.

Een organisatie is net een mens

Al vaker heb ik de vergelijking gemaakt tussen mens en organisatie. Tussen deze twee zit niet zoveel verschil, eigenlijk zelfs geen. Ze bevinden zich alleen op een ander niveau. Laat ik die vergelijking eens concreet maken.

 

Vierdeling lichaam, geest, hart en ziel

Stephen Covey gebruikt voor ‘de complete mens’ de vierdeling lichaam, geest, hart en ziel. Ik mag graag gebruik maken van deze opzet, omdat het perfect aansluit bij mijn holistische visie. In zijn boek ‘De 8e eigenschap’ kent Covey aan alle vier dimensies bepaalde status toe. Lichaam staat voor fysieke aanwezigheid, geest voor mentale aanwezigheid. Met hart wordt verwezen naar de emotionele aanwezigheid en de ziel is synoniem aan de hoogste vorm van abstractie, door Covey het spirituele genoemd.

 

De vierdeling in organisaties

Wat is in een organisatie nou een herkenbaar fysiek element? Inderdaad: de productie. Het zijn de middelen, machines en productiemedewerkers. Waar zit de mentale kracht van een organisatie? Bij beslissers, beleidsmedewerkers, staf en strategen. Richtlijnen, procedures, kaders horen ook bij de mentale dimensie van een bedrijf. De emotionele aanwezigheid binnen een organisatie wordt bepaald door het gevoel, de passie, waarmee gewerkt wordt. Je hoort wel eens zeggen: ‘dat is met liefde gemaakt.’ Dat is het hart. Daar vind je de emotionele dimensie binnen een organisatie. Ten slotte de ziel: wat zou je in een organisatie als de hoogste vorm van abstractie betitelen? Dat zijn de dromen, de langetermijnvisies, de toekomstscenario’s, de zgn. ‘stip aan de horizon’.

Voorbeeld
Bij mensen zien we vaak dat een fysieke klacht (bv. spierpijn) een mentale of emotionele oorzaak heeft. Iedereen heeft dit weleens zelf meegemaakt of herkent dit bij mensen in de directe omgeving. Mijn visie op organisaties/bedrijven is dat je op soortgelijke naar hun problemen/klachten kijkt. Als in een bedrijf de productie niet lekker loopt, kun je metaforisch zeggen dat het lichaam ziek is of op z’n minst ergens last van heeft. De oorzaak kan echter totaal ergens anders liggen, bijvoorbeeld bij beknellende richtlijnen oftewel de het mentale aspect. Dit voorbeeld is heel herkenbaar bij bepaalde (bureaucratische) organisaties.

Holistisch organisaties ‘genezen’

Ik pleit er voor om bij problemen, klachten, verstoringen in een organisatie dit holistisch te benaderen alsof het om een mens gaat.

1) Breng de ‘pijn’ helder en concreet in kaart.
2) Maak een scan van de fysieke, mentale, emotionele en spirituele staat van de organisatie.
3) Stel een diagnose.
4) Maak een behandelplan en voer deze uit.

Als je dit goed doet, ben ik er van overtuigd dat een organisatie – net als een mens- snel beter wordt.

Puzzelstukjes

Het begin is makkelijk

Als kind was ik gek op legpuzzels. Mijn grootste legpuzzel had zo’n 3000 stukjes en ik heb er weken over gedaan om die helemaal af te krijgen. En dat was met het voorbeeld erbij! In het begin ging alles heel vlot. Hoekjes zijn snel gevonden en op de juiste plaats gelegd. De randen van de puzzel zijn ook makkelijk herkenbaar en zo is het kader al snel zichtbaar gevormd. Iets moeilijker, maar nog steeds werkbaar, werd de voorgrond van de puzzel. En toen kwam de achtergrond… 100 stukjes die allemaal gras zijn, 300 stukje heldere blauwe lucht. Hoe weet ik nu wat waar hoort? De afbeelding op alle stukjes zijn identiek. Het enige verschil is de vorm van het puzzelstukje.

 

Forceren, bijknippen en bijschaven

Organisaties/bedrijven zijn eigenlijk net legpuzzels. Het is een groot geheel gevormd door talloze losse stukjes die aan elkaar passen. Alhoewel: aan elkaar passen? Bij veel organisaties heb ik het idee dat er niet naar dat ene juiste (puzzel)stukje is gezocht. Er is meer gedacht van ‘ach, dit past wel enigszins’. In de puzzelmetafoor: met geweld een stukje op een plek drukken die er niet hoort of een stukje beetje bijschaven of bijknippen zodat het wel past. Ieder van ons weet uit eigen ervaring dat dit bij puzzels niet werkt. Waarom zou het bij organisaties dan wel werken? Veel organisaties zijn uit balans omdat er teveel geforceerd, geknipt en geschaafd is. En dat is echt niet nodig. Maar voor langer doorzoeken naar wél het juiste stukje nemen we eenvoudigweg de tijd niet.

 

Organisatie in balans

Een organisatie in balans krijgen, is echt net als het leggen van een puzzel. De vier hoeken zijn het simpelst. Het zijn de belangrijkste pijlers van jouw organisatie, bijvoorbeeld de core-business, kernwaarden, klantgroepen, concurrenten. Daarna volgen de randen. Bij organisaties kun je dan denken aan missie & visie, ambities, cultuur, regels, procedures. Vrij herkenbaar en goed te plaatsen. Het kader waarbinnen de organisatie verder wordt vormgegeven, ligt nu (letterlijk) vast. Het binnenwerk van de organisatie is voor het eerste deel nog redelijk goed in te vullen. Een aantal functies zijn makkelijk te vertalen naar bepaalde mensen en uit procedures vanuit het kader volgen als vanzelf bepaalde taken/werkzaamheden. Maar dan… iedere organisatie heeft ook z’n eigen 100 stukjes gras en 300 stukjes heldere blauwe lucht. Hoe ga je daar mee om?

 

Elk stukje op de juiste plek

Net als bij de legpuzzel, komt het al snel neer op zelf uitzoeken wat het beste past. En hoe deed je dat bij de gewone legpuzzel? Waarschijnlijk net als ik en vele anderen: alle stukjes liggen afzonderlijk van elkaar verspreid over de hele tafel en je dwaalt er met je aandacht (je ogen en vingers) langs. Bij sommige stukjes krijg je het idee dat die wel eens zouden kunnen passen en die probeer je dan als eerste. Vaak blijkt zo’n ingeving te kloppen en zo vult de puzzel zich langzaam. Meer stukjes vinden hun juiste plek, minder stukje blijven in de periferie hangen en uiteindelijk zijn er nog zo weinig over dat de rest invullen weer een makkie is.

 

Voorbij het moeilijke deel

Ook bij organisaties werkt het zo: leg alle elementen van de organisatie bloot, laat niets achterwege. Loop vervolgens alle elementen langs met je aandacht en bij sommige zul je een idee hebben hoe die zijn in te passen in de organisatie. Soms is een tweede of derde poging nodig, maar als je goed naar je gevoel luistert zal het snel raak zijn. Uiteindelijk blijven er zo weinig elementen over dat het laatste deel weer makkelijk in te vullen is. En dan… is daar het moment van het laatste stukje. Met veel trots en voldoening (en soms een zucht van verlichting) leg je het op z’n plaats en maakt daarmee de puzzel af. Het is klaar! Alle losse delen samen vormen een harmonieus groter geheel.

 

Waar organisaties vast blijven zitten

Helaas zie ik bij organisaties dit laatste deel nooit gebeuren. Op een of andere manier komen we niet voorbij dat moeilijke stuk waar alles op elkaar lijkt. We moeten ons verstand even op de tweede plek zetten en ons gevoel/intuïtie aan het werk laten. Wat voelt goed? Wat klinkt goed? Hoe/waar/wanneer merk ik iets van ‘flow’? Waar bespeur ik passie en bevlogenheid? Hoe wakker ik die aan?

 

Organisatie in balans

Als we voor dit deel van ‘de organisatiepuzzel’ ons verstand durven los te laten en op onze intuïtie durven te vertrouwen, dan weet ik zeker dat een (jouw?) organisatie snel het punt bereikt waarop het verstand het voor het laatste deel weer kan overnemen. Je merkt aan alles in zo’n organisatie dat het goed loopt, dat er ‘flow’ is. Alle 3.000 stukjes hebben hun plek gevonden en wat je ziet zijn niet 3.000 losse stukjes, maar een groot geheel, harmonieus van aard en waarbij het heel duidelijk is wat het voorstelt. Balans in je organisatie, de puzzel af. Wie wilt dat nou niet?